¿Por qué el elearning puede ser la solución para tu negocio?, ¿es cierto que puede estar en todos lados?, ¿puede capacitar a miles de empleados en poco tiempo? Todas estas respuestas las encontrarás aquí.

¿Cuál es su definición?

Una plataforma elearning es una solución tecnológica que permite por una parte, impartir contenido pedagógico vía internet; y por otra, administrar los procesos de aprendizaje y desarrollo en la organización.  En este ambiente los encargados de formar los recursos de la empresa gestionan los cursos, suministran el acceso a la plataforma y determinan la evaluación aprobatoria. Los empleados acceden a los contenidos sin importar el horario ni el lugar donde se encuentren.

¿Cuáles son sus características?

En el mundo digital que estamos viviendo el aprendizaje no se ha quedado atrás. La formación profesional se ha automatizado. La tecnología ha servido como base para el mejoramiento de todos los aspectos organizacionales y personales. El mundo se ha interconectado con gran facilidad. Ya no hay barreras en kilómetros ni en horarios. Una plataforma elearning tiene características que apoyan a las empresas, entre ellas se encuentran:

  • Masificación. Cuando se requiere capacitar a un grupo numeroso de empleados se recomienda el uso de soluciones elearning. Con la infraestructura tecnológica ya instalada o haciendo uso de dispositivos móviles el aprendizaje puede reproducirse fácilmente.

  • Costo. El presupuesto se reduce en comparación a la logística requerida para las clases presenciales. El contenido puede reproducirse tantas veces como sea necesario sin ningún costo adicional.

  • Personalizado. Cada empleado puede recibir su capacitación de acuerdo a los resultados de evaluación de desempeño para cerrar las brechas existentes. En las clases presenciales el grupo recibe la misma información.

  • Seguimiento. Con opciones sencillas se podrá obtener información del aprendizaje adquirido por cada participante y por un grupo en general.  El seguimiento ayuda a lograr el éxito de la capacitación, pues determina las acciones a seguir antes de finalizado el curso.

  • Flexibilidad. Una plataforma elearning se adapta a diferentes planes de estudio, formatos de presentación y métodos de enseñanza. La guía de aprendizaje puede incorporar presentaciones, videos, componentes multimedios, etc.

  • Escalabilidad. Se puede aumentar la cantidad de usuarios y cursos sin que se vea afectada su funcionalidad.

  • Estandarización. Una plataforma elearning ayuda a cumplir con reglas y normas para crear, reutilizar los contenidos de los cursos o bien actualizar los contenidos a los requerimientos de la empresa.

  • Accesibilidad.  El aprendizaje puede ser impartido en diferentes ubicaciones geográficas sin ningún inconveniente. El contenido de los cursos está disponible en cualquier momento y lugar. Así los empleados pueden adquirir el conocimiento de acuerdo a su tiempo. Llevar la capacitación al alumno y no el alumno al aprendizaje.

Componentes de una plataforma elearning

Las soluciones de aprendizaje digital están compuestas por módulos que permiten gestionar todo el proceso de enseñanza. Cada proveedor ofrece facilidades y servicios para empoderar y transformar el proceso de aprendizaje. Las herramientas más comunes son:

  • Administrador de la plataforma. Gestiona todo el proceso desde el lanzamiento hasta la finalización del programa. Permite compartir y comentar la experiencia así como mejorar la vivencia del alumno. Se encarga del manejo de los usuarios, las rutas de aprendizaje y la generación de informes y monitorización de los cursos.

  • Gestor de comunicación de los participantes. Ayuda a interrelacionar profesores con alumnos y entre alumnos. Puede ser a través de correo electrónico, foros, charlas o pizarra electrónica.

  • Gestor de contenidos. Se encarga de administrar la información de los cursos en sus distintos formatos de presentación. Toda la organización, almacenamiento y distribución de los archivos es realizada con este componente.

  • Gestor de grupos. Permite crear, gestionar grupos y escenarios virtuales para el intercambio de archivos y para asistir a la cooperación entre los miembros.

  • Evaluación y certificación. Esta herramienta permite administrar los test en sus diferentes versiones: anónimos, nominales, autocorrección, calificación, con retroalimentación, etc.   Muestra información estadística así como el progreso de los empleados.

Clasificación de las plataformas elearning

Las soluciones de aprendizaje se pueden catalogar de acuerdo a varios enfoques:

  1. Por el tipo de software:

    1. Propietarias: son desarrolladas por una empresa en particular y para su utilización se requiere la adquisición de licencias. Su distribución y modificación es restringida. En general, los costos de las licencias son por cada usuario. La optimización de la plataforma la puede realizar solo la empresa dueña del software o sus representantes. El área de Formación y Desarrollo dependerá de la prioridad de Tecnología en tiempo y presupuesto. Esta limitante impacta la efectividad del aprendizaje.

    2. Código abierto: son de uso gratis para todo usuario. Se puede compartir y modificar los programas de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Promueve el trabajo colaborativo entre los programadores a nivel mundial. Aunque se puede utilizar sin ningún costo, se requiere contratar personal técnico para que realice la instalación y personalización de la plataforma de acuerdo a los lineamientos de la organización. Su principal limitación es el tiempo requerido para su implementación así como la posibilidad de masificación a grupos grandes y diversos.

  2. Por el tipo de instalación:

    1. En red: de acuerdo a la capacidad tecnológica instalada en la empresa se puede optar por instalar la plataforma elearning en la red local en un servidor. Generalmente se utiliza cuando la conexión a internet impide la comunicación efectiva. Su inconveniente es que sólo puede impartirse el aprendizaje en las computadoras que tienen acceso al servidor. Se limita la accesibilidad al alumno, de tomarlo en cualquier momento, ya que dependerá del nivel de seguridad de la empresa para dejarlo abierto al horario del alumno. Adicionalmente el costo y mantenimiento en los contenidos y mejoras, es sustancial y se depende mucho del área de Tecnología.

    2. En la nube: ideal para la conexión de diferentes dispositivos a la estrategia educativa y la administración de todas las herramientas. Los cursos pueden recibirse desde cualquier lugar y a cualquier hora.  

    3. Sin conectividad o con conexión limitada a internet: los cursos pueden descargarse en reproductores fuera de línea para ser impartido. Posteriormente el avance y la interacción puede realizarse al sincronizar los dispositivos en una computadora.

Implementación de la solución de aprendizaje

Se requiere cumplir con una serie de actividades para poner en funcionamiento una plataforma elearning. Seguir una metodología es crucial para completar el proyecto en forma exitosa. Es la guía que pone orden en el proceso de implementación.

El equipo necesario para impartir el contenido digital requiere capacidades relacionadas con la tecnología y los multimedios. Aunque la creación de contenidos puede encargarse a terceros es importante manejar el conocimiento de las herramientas. En general, los roles del grupo de Aprendizaje y Desarrollo de la organización se mantienen:

  • un encargado de analizar las necesidades de formación, coordinar las actividades y evaluar los resultados del proceso;

  • un diseñador instruccional, responsable de preparar la estrategia pedagógica general y el material que formará parte de los cursos;

  • un experto temático, es el especialista conocedor de los contenidos a tratar en un curso específico, puede desempeñarse como el instructor en línea o apoyo durante el desarrollo del programa de formación. También puede asignar tareas a los participantes y definir la estrategia de evaluación del curso.

  • un desarrollador web o multimedia, se encarga del proceso de creación del curso digital. Toma el contenido –en borrador- preparado por el experto temático y desarrolla el componente interactivo que verán los estudiantes.

  • un administrador de la plataforma elearning, gestiona los procesos de inscripción de los alumnos, apoya el proceso de aprendizaje y actúa como intermediario para facilitar la interacción entre todos los involucrados.

Para crear una plataforma de elearning se requiere de tiempo y dinero para estar a la vanguardia en el uso de la tecnología. Esta puede ser tan sencilla como procesadores de texto o tan complejas que sirvan para crear contenido interactivo. La conveniencia de utilizar ilustraciones y multimedios es la facilidad para transmitir la información, mantener la atención de los participantes y facilitar la navegación entre páginas.